Mit Hochzeitsdienstleistern kommunizieren


Es ist sicherlich nicht nötig, Sie daran zu erinnern, dass Sie dem Videofilmer, Fotografen, Floristen und den Musikern Ihren persönlichen Geschmack und die allgemeine Vorstellung von Ihrem großen Tag nahe bringen. Aber vergessen Sie nicht während der Gespräche über Farben, Songlisten, Kamerawinkel und Arrangements auch viel banalere, aber nicht weniger wichtige, praktische Themen auszudiskutieren.

Unvorhergesehene Ereignisse vermeiden

Damit Damit Sie als Brautpaar Ihren Hochzeitstag genießen können, müssen auftretende Probleme schnell und geräuschlos gelöst werden. Ihre Hochzeit auch bei unvorhergesehenen Ereignissen reibungslos abläuft, müssen Sie Personen bestimmen, die für die Dienstleister und Lieferanten im Notfall zur Verfügung stehen. Denn das Hochzeitspaar sollte für die kleinen und auch größeren Probleme am Hochzeitstag nicht verantwortlich sein. Folgende Personen kommen für das Krisenmanagement in Frage:

  • Hochzeitsberater. Wenn Sie einen Hochzeitsberater engagiert haben, dann sollten Sie ihn auch als ersten Ansprechpartner benennen, denn schließlich wird er dafür bezahlt. Und meistens weiß der Hochzeitsberater auch, wie in komplizierten Situationen zu verfahren ist, da er diese womöglich schon öfters regeln musste. Geben Sie dazu am besten Ihren Dienstleistern und Lieferanten die Telefonnummer des Hochzeitberaters, so dass dieser immer erreichbar ist.
  • Ein zuverlässiger Freund/eine zuverlässige Freundin. Wenn Sie keinen Hochzeitsberater engagiert haben, bitten Sie einen zuverlässigen Freund, dass er als eine Art Krisenmanager für Fragen der Dienstleister und Lieferanten zur Verfügung steht. Beauftragen Sie jemanden, der nicht zu sehr in andere Hochzeitsangelegenheiten eingebunden ist, aber trotzdem den Überblick hat. Dafür ist es vor dem Hochzeitstag immer notwendig, dass Sie sich mit dem Freund über Ihre Wünsche und Vorstellungen austauschen, damit dieser dann in den entsprechenden Situationen auch richtig reagieren kann.
  • Weitere Personen. Um sicher zu sein, dass alles glatt laufen wird, bereiten Sie eine Liste mit drei bis fünf wichtigen Namen und Telefonnummern für alle Ihre Dienstleister und Lieferanten vor. Falls die von Ihnen beauftragte Person erkranken sollte oder anderweitig für die Hochzeit verhindert ist, wissen Ihre Dienstleister und Lieferanten, an wen sie sich noch wenden können. Fügen Sie auch eine Liste mit den Namen der Leute zu, denen Sie erlaubt haben, die Räumlichkeiten der Trauungszeremonie und des Hochzeitsempfanges früher zu betreten, das heißt die Namen und Telefonnummern der Trauzeugen und schließlich natürlich auch Ihre eigene Telefonnummer bzw. die des Partners.

Was müssen die Dienstleister und Lieferanten über die Hochzeitslokalitäten wissen?

Ihre Dienstleister benötigen Details von den Einrichtungen und Lokalitäten, die für die Hochzeit genutzt werden. So vermeiden Sie schon von vornherein eventuell auftretende Probleme. Sie müssen besonders auf folgende Punkte achten:

  • Bestehende Regeln. Manche Hochzeitseinrichtungen erlauben nur bestimmte Musikinstrumente und eine bestimmte Anzahl an Musikinstrumenten während der Zeremonien. Darüber hinaus müssen sich Restaurants und Räumlichkeiten, die für festliche Empfänge bestimmt sind, an lokale Vorschriften zum Lärmschutz halten. Diese Regeln sollten Sie schon bei der Auswahl der Hochzeitslokalitäten beachten. Bei besonders feierwütigen Hochzeitsgästen sollten Sie deshalb vielleicht eher Einrichtungen außerhalb der City bzw. außerhalb von Wohngegenden aussuchen. Ansonsten müssen Sie Ihren DJ, Ihre Band oder Ihre Musiker darum bitten, dass Sie sich nach den örtlichen Gegebenheiten richten.
  • Logistische Beschränkungen. Die Kirchenkapelle kann perfekt sein, aber wenn das Licht dort zu schwach ist, muss dies Ihr Hochzeitsfotograf vorher wissen, damit er eine entsprechende Ausrüstung mitbringen kann. Ihr Videofilmer wird sich vielleicht für die Anzahl und die Platzierung der Steckdosen interessieren. Die Hochzeitsmusiker können akustische Schwierigkeiten minimalisieren, aber nur dann, wenn sie von den Schwierigkeiten im Voraus wissen; also eventuell schon einmal in der anvisierten Räumlichkeit gespielt bzw. geprobt haben. Deshalb sollten Sie mit allen Dienstleister und Lieferanten einen Termin absprechen, an dem Sie die Hochzeitslokalitäten besuchen können. Nur so können sie auftretende Probleme vorher erkennen und in den folgenden Tagen bis zum Hochzeitstermin die notwendigen Maßnahmen zur Verbesserung treffen. Denn eine Hochzeit mit schlechter Musik, unscharfen Fotos oder kaltem Essen wird bei keinem Ihrer Hochzeitsgäste in guter Erinnerung bleiben.
  • Bereits vorhandene Ausstattung. Wenn Ihre Caterer nur das Essen bereitstellen sollen, müssen sie über die Anzahl der Tische, über die Größe der Tische und die Ausstattung, die zur Verfügung stehen, im Voraus informiert sein. Informieren Sie Ihren Floristen über die bereits vor Ort bestehenden Arrangements und auch darüber, ob Sie eventuell entfernt werden dürfen. Manche Hochzeitseinrichtungen und -lokalitäten besitzen auch eigene Ausrüstungen für Foto- und Videoaufnahmen. Informieren Sie Ihrem Videofilmer und Fotografen, ob sie die vorhandene Beleuchtungs- und Aufnahmetechnik benutzen dürfen.

Welche Verantwortlichkeiten sind nach der Hochzeit zu bestimmen?

Ihre Hochzeitsgäste sollen auch dann noch die Hochzeitsfeier genießen, wenn Sie schon längst in Ihrem Hochzeitsauto die Flucht ergreifen. Also müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Ihre Dienstleister und Lieferanten - auch nach Ihrem Verlassen der Hochzeitsfeier - zu einem geglückten Ausklang beitragen. Klären Sie deshalb vorher ab, wann und wie die Sachen weggeräumt werden.

Wenn andere Leute für die Aufräumarbeiten verantwortlich sind, geben Sie Ihren Dienstleistern Kontaktinformationen und ein paar weitere Telefonnummern Ihrer Helfer, damit Sie sich sicher sein können, dass Ihre Hochzeit genauso glatt zu Ende geht, wie sie angefangen hat. So brauchen Sie sich dann zu später Stunde darüber keine Gedanken mehr machen und können sich einem weiteren angenehmen Teil der Hochzeit widmen - der Hochzeitsnacht.

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